Öppet ledarskap
– Så bygger du en transparent och öppen organisation

Öppen ledarskap är min benämning på ett ledarskap som sätter transparens och delaktighet i centrum. Jag började experimentera med öppet ledarskap 2011 och det här inlägget skrevs ursprungligen 14 juni det året.

Öppet ledarskap handlar om öppenhet med sig själv och öppenhet för andra. Det skapar mer självgående personal, bättre arbetsmiljö och ökad kreativitet. Besluten blir bättre och det blir lättare att åstadkomma resultat. Och inte minst: Det är helt enkelt rätt. För alternativet är slutenhet, ingen delaktighet och ryktesspridning.

Öppet ledarskap – som chef och ledare

Använd transparens och delaktighet som verktyg i ditt ledarskap. Transparens handlar om att säga som det är, dela med sig av sina tankar (redan innan de är färdigtänkta), bjuda in andra att vara med, och vara öppen med vad som är på gång. Delaktighet handlar om medverkan och möjlighet till medverkan. Delaktighet är inte att bara få veta vilka beslut som fattats, utan snarare att veta vilka frågor som det ska fattas beslut om, för att kunna delta.

Tillsammans innebär transparens och delaktighet att du som ledare kan fatta bättre beslut – för 30 personer tänker bättre än 1 – och att du lättare kan genomdriva besluten – eftersom de som berörs redan varit med att utforma dem.

Allt ledarskap måste alltid börja från en själv. Ditt eget beteende påverkar andra betydligt mer än hur du uttrycker dig eller vilka riktlinjer och policies de har att följa. Det finns både stora och små saker du kan göra för att tillämpa ett öppet ledarskap, här är några exempel:

• Se till att inte sänka rösten när du pratar om vissa frågor – vad är det som är så känsligt?
• Berätta alltid även om nackdelarna med ett beslut.
• Ta på allvar till dig av andra idéer och synpunkter innan du fattar beslut.
• Börja alltid med att utgå från att andra har rätt och du själv fel, det är mer givande än det omvända
• Använd ett språk och tilltal (och kroppsspråk) som är öppet och inbjudande, avsluta gärna med en fråga.
• Öppna upp för en avspänd attityd genom att berätta om dina egna misstag och svagheter.
• Lägg mer tid på att lyssna än att prata.
• Berätta öppet om dig själv, vad du gör och hur du tänker – skapa förståelse för ditt perspektiv och berätta om vilka beslut som är på gång och vad du tycker och tänker.
• Var öppen med kritik och beröm du och företaget får från andra. Ge plats åt både positiva och negativa kommentarer.
• Låt dörren vara öppen till ditt kontor. Låt medarbetare veta var du är.

Öppet ledarskap – i ledningsgrupp och chefsled

Öppet ledarskap handlar om att minimera avståndet mellan ledning och anställd, mellan idé och beslut och mellan beslut och genomförande. För att få effekt av öppenhet måste hela ledningens arbete gå i riktning mot öppenhet. Från högsta ledning och hela vägen ut i organisationen.

Diskutera i ledningsgruppen var öppenhet är och vad det innebär: Hur kan vi ha större transparens i arbetet så att alla kan vara mer delaktiga i det arbete som ledningen gör? Här är några grundläggande principer som kan vara en utgångspunkt:

• Dörren ska stå öppen under ledningsgruppens möten (undantag är det fåtal gånger ni pratar om frågor som kan hänföras till specifika personer)
• Agenda för ledningsmöten ska bli tillgänglig för all personal innan mötet
• Mötesanteckningar från ledningsmöten ska finnas tillgängliga för alla efter mötet

Öppet ledarskap som kulturell fråga

Öppenhet är lätt att börja tillämpa. Öppna dörren till ledningsgruppens möten så har du redan tagit ett stort steg. Men det är inte lika lätt att få genomslag.

Öppet ledarskap kräver också en öppen kultur och en kultur skapas inte över en natt. Att till exempel ha öppen dörr till ledningsmöten betyder inte att någon går in. Det kan vara som att en osynlig dörr finns kvar och ingen vågar gå över tröskeln.

Öppet ledarskap på kulturell nivå

Öppet ledarskap kräver en öppen kultur. Oavsett vilket startläge organisationen har så är den stora utmaningen om du jobbar med öppet ledarskap att ta dig från en kultur med mindre öppenhet till en kultur med mer öppenhet. Du måste skapa en kultur där ni pratar öppet om både positivt och negativt. Utan att det blir intern konkurrens och utan att det utses syndabockar och eller att enskilda individer skuldbeläggs.

De flesta organisationer har tyvärr en kultur där det är normalt och accepterat (ofta till och med uppmuntrat) att skylla på varandra. Det är så djupt rotat att man inte tänker på att man gör det. Några exempel:

• Jag har fått in en ny kund, men de på lagret har inte beställt så nu kan vi inte leverera till kunden.
• Om bara utbildningsavdelningen hade gjort det de skulle hade vi inte haft det här problemet.
• Om marknadsavdelningen hade meddelat oss tidigare så skulle det ha fungerat.
• Om bara kunderna kunde låta bli att gnälla!

För att ha ett öppet ledarskap måste du göra sig av med det här beteendet hos medarbetare – och det kan förstås bara börja hos dig själv!

Här är sju tankesätt som kan göra det lättare att skapa en öppen kultur

1. Leta vad som är fel – inte vem som gjort fel.
2. Var nyfiken och utforskande snarare än ifrågasättande – ställ frågor med ett tilltal som ärligt försöker förstå den andra parten istället för att den andra ska känna sig ifrågasatt.
3. Bryt skuldkedjan genom att ta eget ansvar – när ingen tar ansvar blir det lätt att alla skyller på alla, var och en kan därför motverka blame genom att ta eget ansvar. Och du som chef eller ledare måste gå först.
4. Jobba mer tillsammans, över enhetsgränser, avdelningsgränser, kompetensområden. Alla ska inte vara experter på allt – men det är bra om alla har en förståelse för varandra och sina respektive synsätt.
5. Börja alltid med att utgå från att andra har rätt, då blir det lättare att undvika att skapa låsta positioner.
6. Vänd perspektiven, fundera på vad du vinner på att skylla på andra istället för att se vad du själv kan förbättra.
7. Prova redan idag! Första steget är det mest avgörande!

Öppet ledarskap ur ett organisatoriskt perspektiv

Från ett organisatoriskt perspektiv handlar öppet ledarskap i stor utsträckning om att minska avståndet mellan människor, både inom organisationen och utanför. Här är fyra exempel på vad det kan handla om:

1. Vänd alla organisationsscheman upp-och-ner. Den klassiska pyramiden med VD i toppen och många chefsnivåer ner till de anställda, utgår från paradigmet ”jag kräver”. Den fostrar till stuprörstänkande och skapar skygglappar mellan avdelningar och professioner. Öppet ledarskap sätter de anställda i toppen av pyramiden och utgår från paradigmet ”jag bidrar”. Vi ger, delar, engagerar, skapar, samverkar och bidrar. Det är ett ledarskap som gör det naturligt att perspektiv möts, att folk tänker tillsammans, överskrider gränser och hittar nya synsätt.
2. Släpp på 90 % av det du tror är affärshemligheter. Med öppet ledarskap skapar man tillsammans. Med varandra. Med kunderna. Kanske till och med helt öppet på marknaden. Utsätt idéerna och lösningarna för andra perspektiv så tidigt som möjligt. Man får inte längre övertag genom att hålla inne på kunskap och idéer utan genom att dela med sig.
3. Sluta skilja folk åt och sluta tänka sekventiellt. Vid löpande bandet för över 100 år sedan hade varje uppgift sin arbetare och sin tidpunkt. Varje arbetsmoment väl skilt från de andra. Varje person väl skild från sina kollegor. I kunskapssamhället fungerar det öppna ledarskapet bättre. Det kräver att man jobbar ihop och befruktas av varandras olika bakgrund och perspektiv. Låt varje sak ni genomför bestå av personer från allt det som tidigare var olika avdelningar. Och låt alla jobba samtidigt eller när som helst, inte i en bestämd sekvens.
4. Ta in omvärlden. Skapa lättillgängliga och tydliga kommunikationsvägar till omvärlden. Se det kunderna säger som förslag istället för klagomål. Lyft fram kunders och leverantörers åsikter. Följ upp.

Öppet ledarskap och digitala verktyg

Digitala verktyg och sociala medier är grogrund för öppenhet och delaktighet. Sociala medier och digitala verktyg omger oss överallt och är en helt naturlig del i människors liv. Våra kunder finns där och de flesta av våra anställda finns där. De umgås och de har olika typer av relationer. Ledarskap måste tillämpas på de arenor som finns, där varumärket granskas och där jobbfrågor diskuteras. Det är en del av ledarskapet på samma sätt som diskussionerna i fikarummet och korridorerna är det. Men det kan dessutom användas effektivare och mer målinriktat.

Människor kommunicerar på webben oavsett vad företagsledningen har bestämt. Som ledare behöver du se tekniken som ett verktyg och inte ett hinder. Kunskap kan delas och diskussionen göras både mer effektiv och bredare, med fler personer. Fler perspektiv kan tas in och bidra till mer välgrundade beslut, närmre sammansvetsade grupper och kortare informations- och beslutsvägar.

”Men vi måste ju ändå ha lite kontroll”

Ja, men om det är ditt motargument mot öppenhet så har du inte förstått hur världen ser ut och vart den är på väg. Öppenhet handlar inte om att förlora kontrollen utan om att släppa på viss kontroll och kunna ta viss kontroll.

[optin-monster-shortcode id=”xluefgmeqhtjgj92hnkr”]